E-Fatura Nedir? E-Fatura Nasıl Kesilir?

E-Fatura, kâğıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahip olan, ancak dijital ortamda elektronik belge olarak oluşturulan, gönderilen, alınan ve saklanan bir fatura türüdür. Türkiye'de Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından yürütülen bir sistemle çalışır ve 397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile hayatımıza girmiştir.

E-Fatura; alıcı ve satıcı arasında, kağıt kullanılmadan, zaman kaybı olmadan, daha güvenli ve daha hızlı bir şekilde işlem yapılmasını sağlar.

E-Fatura Sistemi Nasıl Çalışır?

• Fatura oluşturulur: Satıcı, E-Fatura formatında faturasını elektronik olarak XML formatında oluşturur.
• GİB'e gönderilir: Fatura, satıcı tarafından GİB sistemine (E-Fatura portalı ya da özel entegratör üzerinden) iletilir.
• GİB kontrol eder: GİB, faturayı kontrol edip şema ve şematron kontrollerinden geçirerek uygun formatta olup olmadığını doğrular.
• Alıcıya iletilir: GİB tarafından uygun bulunan fatura, yine GİB sistemi üzerinden alıcı firmaya iletilir.
• Saklanır: Her iki taraf da bu faturayı elektronik ortamda 10 yıl boyunca saklamakla yükümlüdür.

Kimler E-Fatura Kullanmak Zorundadır?

GİB'in belirlediği şartlara göre bazı mükellefler zorunlu olarak e-fatura sistemine geçmek zorundadır. Bu şartlar dönemsel olarak güncellenir ancak genel olarak:

• 2023 yılı brüt satış cirosu 3 milyon TL'yi aşan mükellefler,
• İnternet üzerinden mal veya hizmet satanlar (e-ticaret),
• Akaryakıt, maden, otomotiv gibi ÖTV/KDV'ye tabi sektörlerde faaliyet gösterenler,
• Komisyoncu ve tüccarlar (hal kayıt sistemi kullanıcıları) e-fatura kullanmak zorundadır.

E-Faturanın Avantajları Nelerdir?

• Zaman Tasarrufu: Gönderim ve teslim anlık olarak yapılır.
• Maliyet Azaltır: Kâğıt, yazıcı, kargo gibi giderler ortadan kalkar.
• Çevre Dostudur: Kâğıt kullanılmaz, karbon ayak izi azalır.
• Kolay Arşivleme: Dijital ortamda kolayca saklanır, istenildiğinde hızlıca bulunur.
• Hatalar Azalır: Sistemsel kontroller sayesinde yanlış fatura kesme riski azalır.

E-Fatura Kullanmanın Yolları

e-Fatura kullanmak için üç yöntem vardır:

• GİB Portalı: Küçük işletmeler için uygundur. GİB’in sunduğu ücretsiz arayüzdür.
• Özel Entegratör: GİB tarafından yetkilendirilmiş firmalardan hizmet alınır. Genellikle daha gelişmiş arayüz ve destek sunar.
• Doğrudan Entegrasyon: Büyük firmalar, kendi sistemlerini GİB sistemine doğrudan entegre eder.

E-Fatura Tipleri Nelerdir?

GİB sisteminde genel olarak 3 ana e-Fatura tipi vardır.

1. Ticari Fatura

Bir şirket başka bir şirkete mal sattığında düzenlediği e-Fatura genellikle ticari fatura olur.

• En yaygın kullanılan e-fatura türüdür.
• Mal veya hizmet satışlarında kullanılır.
• Alıcı, bu fatura üzerinden kabul ya da red bildirimini 8 gün içinde yapabilir.
• Alış-satış işlemleri için standart fatura tipidir.

2. İade Faturası

Bozuk çıkan bir ürünü iade eden bir şirketin satıcıya kesmesi gereken faturadır.

• Alınan bir malın tamamının ya da bir kısmının iade edilmesi durumunda düzenlenir.
• E-fatura sisteminde aslında ticari fatura tipindedir ancak içerik ve açıklamalarda iade işlemi belirtilir.
• Negatif tutar içermez; iade işlemi için alıcı da bir e-fatura keser.

3. İhracat / Tevkifat / İstisna / Temlik Faturaları

Bu başlık altında özel türde ticari işlemler belgelenir.

a. İhracat Faturası

• Yurtdışına yapılan satışlar için düzenlenir.
• Gümrük sistemleriyle entegre çalışır.
• KDV genellikle istisna veya 0 oranlıdır.

b. Tevkifatlı Fatura

• KDV'nin bir kısmının alıcı tarafından ödeneceği işlemlerde kullanılır.

c. İstisna Faturası

• KDV'den istisna tutulan işlemler için kesilir.
• KDV Kanunu’nun ilgili maddeleri (örn. 13, 14, 17) bu faturada belirtilir.

d. Temlikli Fatura

• Alacak hakkının bir üçüncü kişiye (örneğin bir finans kuruluşuna) devredildiği durumlarda kullanılır.
• Faturada temliklidir ifadesi yer alır.

E-Fatura Tipi Nasıl Belirlenir?

Fatura oluşturulurken:

• GİB portalı, özel entegratör paneli veya ilgili fatura yazılımı üzerinden fatura tipi seçilir.
• Özellikle ticari ve ihracat işlemlerinde, belge türü doğru seçilmezse vergi ve muhasebe açısından sorunlar yaşanabilir.

Formeras CRM ile E-Fatura Kesilir Mi?

Evet, Formeras CRM üzerinden profesyonel tasarıma sahip E-Fatura düzenleyebilirsiniz. Şirket logonuzun bulunduğu, faturanın altında banka hesaplarınızın tablo şeklinde göründüğü, profesyonel çıktıları kolayca elde edebilirsiniz.

E-Fatura Hakkında Sıkça Sorulan Sorular?

E-Fatura uygulamasında sıkça sorulan soruların cevaplarını aşağıda bulabilirsiniz.

E-Fatura kullanmak zorunda mıyım?

2023 yılı brüt satış cirosu 3 milyon TL ve üzeri mükelleflerin E-Fatura'ya geçiş zorunluluğu bulunuyor. İnternet üzerinden mal veya hizmet satıyorsanız (E-Ticaret) E-Fatura kullanmak zorundasınız. Ayrıca belirli sektörlere özel E-Fatura zorunluluğu bulunabilmektedir.

Geriye dönük E-Fatura gönderebilir miyim?

Vergi Usül Kanunu'na göre yedi (7) güne kadar geriye dönük E-Fatura gönderilebilmektedir. Fakat düzenleme tarihi 7 günden eski E-Fatura'ların gönderilmesi teknik olarak mümkün olup duruma göre vergi usül cezası mevcuttur. Ayrıca özel entegratörler 7 günden daha eskiye yönelik E-Fatura oluşturmaya izin vermektedir. Bu şekilde gönderilen tüm E-Fatura'ların sorumluluğu gönderici mükellefe aittir.

E-Fatura üzerindeki toplam tutarı sadece sayıyla mı belirtmeliyim?

Kağıt faturalarda problem olmaması adına, fatura tutarı yazıyla ifade edilebilmektedir. E-Fatura uygulamasında ise mali mühürle imzalanması sebebiyle üzerindeki rakamları değiştirme ihtimali olmadığı için ayrıca yazıyla belirtilmesine gerek yoktur.

Gönderilen E-Fatura'ları iptal edilebilir miyim?

E-Fatura sistemiyle GİB üzerinden alıcılara iletilen ve işlemi başarıyla tamamlanan fatura ve uygulama yanıtı iptal edilemez ya da yok sayılamaz durumundadır. Ticari Fatura gönderildiyse alıcıdan reddetmesi istenebilir ancak alıcı kabul cevabı vermişse ya da Temel Fatura gönderilmişse alıcı tarafından İade Fatura'sı gönderilmesi gerekmektedir.

E-Fatura uygulamasında sadece Ticari Fatura seneryosu kullanabilir miyim?

Evet, kullanılabilir. Ticari Fatura senaryosunda Temel Fatura'dan farklı olarak faturaya kabul ve red cevabı uygulama üzerinden yanıt verilebilmektedir. Bu seneryoda E-Fatura kolayca iptal (red) edilebilir ve başka işlemlere gerek duyulmamaktadır. Temel Fatura'nın iptal süreçleri oldukça zahmetlidir.

Tarafımıza gönderilen Temel Fatura'yı kabul etmek zorunda mıyım?

Temel Fatura, E-Fatura sistemi üzerinden reddedilemediğinden faturanın muhasebe kaydını gerçekleştirip iade faturası kesebilirsiniz. İade faturası düzenlemek istemiyorsanız, resmi kanallardan (Noter veya KEP üzerinden) faturayı kabul etmediğinizi ve muhasebe kayıtlarına almadığınızı alıcıya iletmeniz gerekmektedir.

Bedelsiz Sıfır (0) TL E-Fatura kesebilir miyim?

%100 iskonto olacak şekilde sıfır (0) toplam tutarlı E-Fatura kesilebilmektedir.

E-Fatura'da birim fiyat ve toplam tutarları virgülden sonra kaç hane olmalıdır?

Faturanın GİB kontrollerinden geçebilmesi için birim fiyat virgülden sonra en fazla 8 hane, dip toplamda ise virgülden sonra en fazla 2 hane kullanılmalıdır.

Birden fazla özel entegratör ile çalışabilir miyim?

Mükellefler aynı anda birden fazla özel entegratör ile çalışabilmektedirler. Ancak her sistemde kendi VKN-TCKN'leri için birbirinden farklı Gönderici Birim Posta Kutusu etiketleri ve farklı fatura seri numaraları kullanmak zorundadırlar.

Özel entegratör ile çalışmaya başlayan mükelleflerin GİB Portal hesabı açık kalacak mıdır?

E-Fatura uygulaması aynı anda sadece bir yöntemle kullanılabilmektedir. Mevcut durumda mükellefin ilk özel entegratör VKN-TCKN ve etiket kaydı GİB sistemine gönderilip aktifleştikten bir süre sonra GİB tarafından, ücretsiz sunulan GİB Portal hesabını kapatmaktadır.

Özel entegratör ile çalışmaktan vazgeçersem tekrar GİB Portal hesabım açılır mı?

Evet, mükellefler tüm özel entegratör kayıtlarını iptal etmesi durumunda ücretsiz sunulan GİB Portal hesabı otomatik olarak tekrar açılacaktır.