E-Fatura Nedir? E-Fatura Nasıl Kesilir?
E-Fatura, kâğıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahip olan, ancak dijital ortamda elektronik belge olarak oluşturulan, gönderilen, alınan ve saklanan bir fatura türüdür. Türkiye'de Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından yürütülen bir sistemle çalışır ve 397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile hayatımıza girmiştir.
E-Fatura; alıcı ve satıcı arasında, kağıt kullanılmadan, zaman kaybı olmadan, daha güvenli ve daha hızlı bir şekilde işlem yapılmasını sağlar.
E-Fatura Sistemi Nasıl Çalışır?
- Fatura oluşturulur: Satıcı, E-Fatura formatında faturasını elektronik olarak XML formatında oluşturur.
- GİB'e gönderilir: Fatura, satıcı tarafından GİB sistemine (E-Fatura portalı ya da özel entegratör üzerinden) iletilir.
- GİB kontrol eder: GİB, faturayı kontrol edip şema ve şematron kontrollerinden geçirerek uygun formatta olup olmadığını doğrular.
- Alıcıya iletilir: GİB tarafından uygun bulunan fatura, yine GİB sistemi üzerinden alıcı firmaya iletilir.
- Saklanır: Her iki taraf da bu faturayı elektronik ortamda 10 yıl boyunca saklamakla yükümlüdür.
Kimler E-Fatura Kullanmak Zorundadır?
GİB'in belirlediği şartlara göre bazı mükellefler zorunlu olarak e-fatura sistemine geçmek zorundadır. Bu şartlar dönemsel olarak güncellenir ancak genel olarak:
- 2023 yılı brüt satış cirosu 3 milyon TL'yi aşan mükellefler,
- İnternet üzerinden mal veya hizmet satanlar (e-ticaret),
- Akaryakıt, maden, otomotiv gibi ÖTV/KDV'ye tabi sektörlerde faaliyet gösterenler,
- Komisyoncu ve tüccarlar (hal kayıt sistemi kullanıcıları) e-fatura kullanmak zorundadır.
E-Faturanın Avantajları Nelerdir?
- Zaman Tasarrufu: Gönderim ve teslim anlık olarak yapılır.
- Maliyet Azaltır: Kâğıt, yazıcı, kargo gibi giderler ortadan kalkar.
- Çevre Dostudur: Kâğıt kullanılmaz, karbon ayak izi azalır.
- Kolay Arşivleme: Dijital ortamda kolayca saklanır, istenildiğinde hızlıca bulunur.
- Hatalar Azalır: Sistemsel kontroller sayesinde yanlış fatura kesme riski azalır.
E-Fatura Kullanmanın Yolları
e-Fatura kullanmak için üç yöntem vardır:
- GİB Portalı: Küçük işletmeler için uygundur. GİB’in sunduğu ücretsiz arayüzdür.
- Özel Entegratör: GİB tarafından yetkilendirilmiş firmalardan hizmet alınır. Genellikle daha gelişmiş arayüz ve destek sunar.
- Doğrudan Entegrasyon: Büyük firmalar, kendi sistemlerini GİB sistemine doğrudan entegre eder.
E-Fatura Tipleri Nelerdir?
GİB sisteminde genel olarak 3 ana e-Fatura tipi vardır.
1. Ticari Fatura
Bir şirket başka bir şirkete mal sattığında düzenlediği e-Fatura genellikle ticari fatura olur.
- En yaygın kullanılan e-fatura türüdür.
- Mal veya hizmet satışlarında kullanılır.
- Alıcı, bu fatura üzerinden kabul ya da red bildirimini 8 gün içinde yapabilir.
- Alış-satış işlemleri için standart fatura tipidir.
2. İade Faturası
Bozuk çıkan bir ürünü iade eden bir şirketin satıcıya kesmesi gereken faturadır.
- Alınan bir malın tamamının ya da bir kısmının iade edilmesi durumunda düzenlenir.
- E-fatura sisteminde aslında ticari fatura tipindedir ancak içerik ve açıklamalarda iade işlemi belirtilir.
- Negatif tutar içermez; iade işlemi için alıcı da bir e-fatura keser.
3. İhracat / Tevkifat / İstisna / Temlik Faturaları
Bu başlık altında özel türde ticari işlemler belgelenir.
a. İhracat Faturası
- Yurtdışına yapılan satışlar için düzenlenir.
- Gümrük sistemleriyle entegre çalışır.
- KDV genellikle istisna veya 0 oranlıdır.
b. Tevkifatlı Fatura
- KDV'nin bir kısmının alıcı tarafından ödeneceği işlemlerde kullanılır.
c. İstisna Faturası
- KDV'den istisna tutulan işlemler için kesilir.
- KDV Kanunu’nun ilgili maddeleri (örn. 13, 14, 17) bu faturada belirtilir.
d. Temlikli Fatura
- Alacak hakkının bir üçüncü kişiye (örneğin bir finans kuruluşuna) devredildiği durumlarda kullanılır.
- Faturada temliklidir ifadesi yer alır.
E-Fatura Tipi Nasıl Belirlenir?
Fatura oluşturulurken:
- GİB portalı, özel entegratör paneli veya ilgili fatura yazılımı üzerinden fatura tipi seçilir.
- Özellikle ticari ve ihracat işlemlerinde, belge türü doğru seçilmezse vergi ve muhasebe açısından sorunlar yaşanabilir.
Formeras CRM ile E-Fatura Kesilir Mi?
Evet, Formeras CRM üzerinden profesyonel tasarıma sahip E-Fatura düzenleyebilirsiniz. Şirket logonuzun bulunduğu, faturanın altında banka hesaplarınızın tablo şeklinde göründüğü, profesyonel çıktıları kolayca elde edebilirsiniz.